Obowiązki związane z opracowaniem i wdrożeniem procedury zgłoszeń wewnętrznych – ustawa o ochronie sygnalistów
Sygnalista, procedura sygnalistów i procedura zgłoszeń wewnętrznych to hasła, które przedsiębiorcy często wyszukują w ostatnich miesiącach. Ustawa o ochronie praw sygnalistów zobowiązuje pracodawców do zapewnienia bezpiecznych i poufnych kanałów zgłaszania nieprawidłowości.
Kim jest sygnalista i dlaczego jego ochrona jest istotna?
Sygnalista informuje o naruszeniach prawa w miejscu pracy lub w związku z działalnością zawodową. Może to być pracownik, zleceniobiorca, wolontariusz lub stażysta. Ustawa ma stworzyć system, który pozwala sygnalistom zgłaszać naruszenia bez ryzyka represji lub konsekwencji zawodowych.
Obowiązki pracodawców – opracowanie procedury zgłoszeń wewnętrznych
Ustawa wymaga, aby pracodawcy zatrudniający co najmniej 50 osób wdrożyli procedury zgłaszania nieprawidłowości. Procedury muszą umożliwiać anonimowe lub imienne zgłoszenia, zapewniając pełną poufność. Pracodawcy muszą opracować mechanizmy do przyjmowania, przetwarzania i badania zgłoszeń.
Co powinna zawierać procedura zgłoszeń wewnętrznych?
- Zasady poufności: Procedura powinna gwarantować, że tożsamość sygnalisty pozostanie poufna, a dostęp do danych sygnalisty będą miały wyłącznie uprawnione osoby.
- Przebieg postępowania wyjaśniającego: Należy precyzyjnie określić, jakie kroki zostaną podjęte po otrzymaniu zgłoszenia, kto będzie odpowiedzialny za przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego oraz w jakim czasie zostaną podjęte działania.
- Ochrona sygnalisty: Procedura musi zawierać gwarancje ochrony przed represjami dla sygnalistów, którzy zgłosili nieprawidłowości w dobrej wierze. Oznacza to m.in. brak możliwości ich zwolnienia, degradacji lub dyskryminacji w miejscu pracy
- Informowanie sygnalisty: Należy przewidzieć, że sygnalista zostanie poinformowany o otrzymaniu zgłoszenia oraz o wynikach postępowania wyjaśniającego, o ile nie narusza to zasad poufności lub bezpieczeństwa.
Terminy wdrożenia procedur
Zgodnie z ustawą, obowiązek opracowania i wdrożenia procedur zgłoszeń wewnętrznych spoczywa na pracodawcach zatrudniających co najmniej 50 pracowników. Pracodawcy powinni wdrożyć te procedury do 25.09.2024 r..
Sankcje za brak wdrożenia procedur
Nieprzestrzeganie obowiązków nałożonych ustawą o ochronie sygnalistów może prowadzić do nałożenia sankcji na pracodawcę. Brak wdrożenia procedur zgłoszeń wewnętrznych może skutkować odpowiedzialnością administracyjną, a także nałożeniem kar finansowych. Co więcej, pracodawca może ponosić odpowiedzialność cywilnoprawną w związku z naruszeniem obowiązków ochrony sygnalistów, jeśli w wyniku braku odpowiednich procedur dojdzie do represji wobec osoby zgłaszającej naruszenie.
Podsumowanie
Opracowanie i wdrożenie procedury zgłoszeń wewnętrznych jest kluczowym obowiązkiem pracodawców. Procedura ta nie tylko chroni sygnalistów przed potencjalnymi represjami, ale także wspiera budowanie etycznej kultury organizacyjnej. Pracodawcy, którzy nie dostosują się do nowych wymogów, mogą napotkać poważne konsekwencje prawne i finansowe. Dlatego istotne jest, aby już teraz podjąć działania w kierunku opracowania i wdrożenia odpowiednich procedur, aby zapewnić zgodność z obowiązującymi przepisami prawa.
