W obliczu dynamicznie zmieniającego się prawa, polscy przedsiębiorcy muszą dostosowywać swoje działania do nowego otoczenia prawnego. Przykładem na to jest ustawa o ochronie sygnalistów, która nakłada na pracodawców nowe zobowiązania. Jednym z nich jest obowiązek opracowania i wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych dokonywanych przez sygnalistów. Celem tej procedury jest zapewnienie bezpiecznych i poufnych kanałów zgłaszania nieprawidłowości w organizacji.
Kim jest sygnalista i dlaczego jego ochrona jest istotna?
Sygnalista to osoba, która informuje o naruszeniach prawa. Sygnalista może być pracownikiem, zleceniobiorcą, wolontariuszem, stażystą. Celem ustawy o ochronie sygnalistów jest stworzenie systemu, który umożliwia takim osobom zgłaszanie naruszeń w sposób bezpieczny, bez ryzyka represji lub negatywnych konsekwencji zawodowych.
Obowiązki pracodawców – opracowanie procedury zgłoszeń wewnętrznych
Zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów, pracodawcy zatrudniający co najmniej 50 pracowników są zobowiązani do wdrożenia odpowiednich procedur zgłaszania nieprawidłowości. Procedura zgłoszeń wewnętrznych powinna umożliwiać zgłaszanie naruszeń anonimowo lub imiennie, zapewniając jednocześnie pełną poufność zgłaszającemu. Co więcej, pracodawcy powinni ustanowić odpowiednie mechanizmy umożliwiające przyjęcie, przetwarzanie oraz prowadzenie postępowań wyjaśniających w związku z otrzymanymi zgłoszeniami.
Co powinna zawierać procedura zgłoszeń wewnętrznych?
- Kanały zgłaszania: Procedura musi określać jednoznaczne kanały, za pomocą których sygnaliści mogą zgłaszać naruszenia, takie jak dedykowana linia telefoniczna, skrzynka e-mail lub platforma online.
- Zasady poufności: Procedura powinna gwarantować, że tożsamość sygnalisty pozostanie poufna, a dostęp do danych zgłaszającego będą miały wyłącznie uprawnione osoby.
- Przebieg postępowania wyjaśniającego: Należy precyzyjnie określić, jakie kroki zostaną podjęte po otrzymaniu zgłoszenia, kto będzie odpowiedzialny za przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego oraz w jakim czasie zostaną podjęte działania naprawcze.
- Ochrona sygnalisty: Procedura musi zawierać gwarancje ochrony przed represjami dla sygnalistów, którzy zgłosili nieprawidłowości w dobrej wierze. Oznacza to m.in. brak możliwości ich zwolnienia, degradacji lub dyskryminacji w miejscu pracy.
- Informowanie sygnalisty: Procedura musi wskazywać na sposób informowania sygnalisty o otrzymaniu zgłoszenia oraz o wynikach postępowania wyjaśniającego.
Terminy wdrożenia procedury dla sygnalistów
Pracodawca zatrudniający co najmniej 50 pracowników powinien wdrożyć procedurę zgłoszeń wewnętrznych do 25.09.2024 r.
Sankcje za brak wdrożenia procedur dla sygnalistów
Nieprzestrzeganie obowiązków nałożonych ustawą o ochronie sygnalistów może prowadzić do nałożenia sankcji na pracodawcę. Brak wdrożenia procedur zgłoszeń wewnętrznych może skutkować ukaraniem grzywną. Co więcej, pracodawca może ponosić odpowiedzialność w związku z naruszeniem obowiązków ochrony sygnalistów, jeśli w wyniku braku odpowiednich procedur dojdzie do represji wobec osoby zgłaszającej naruszenie.
Podsumowanie
Opracowanie i wdrożenie procedury zgłoszeń wewnętrznych w związku z ustawą o ochronie sygnalistów jest kluczowym obowiązkiem pracodawców, mającym na celu zapewnienie bezpiecznego i poufnego sposobu zgłaszania naruszeń. Procedura ta nie tylko chroni sygnalistów przed potencjalnymi represjami, ale także wspiera budowanie etycznej kultury organizacyjnej. Pracodawcy, którzy nie dostosują się do nowych wymogów, mogą napotkać poważne konsekwencje prawne i finansowe. Dlatego istotne jest, aby już teraz podjąć działania w kierunku opracowania i wdrożenia odpowiednich procedur i zapewnić zgodność z obowiązującymi przepisami prawa.
