Procedury zgłoszeń dla sygnalistów muszą być tworzone w sposób przystępny dla ich odbiorców. Firmy muszą zapewnić, że każdy pracownik rozumie procedury. Niestety, dokumenty te często mają kilka lub kilkanaście stron. Autorami są prawnicy, którzy tworzą skomplikowane, zrozumiałe tylko dla nich regulaminy.
Zrozumienie procedur przez sygnalistów
Zastanówmy się, czy pracownicy-sygnaliści potrafią odnaleźć się w tych zawiłościach. Zwykle nie mają odpowiedniego przeszkolenia ani wiedzy prawniczej. Podobnie, osoba obsługująca zgłoszenie często nie rozumie złożoności procedur. Wielu przedsiębiorców nadal myśli, że musi w firmie ustanowić jednego sygnalistę. Nie rozumieją kim jest sygnalista. Takie sytuacje mogą zniechęcać do składania zgłoszeń.
Dlaczego przejrzystość jest kluczowa?
W przypadku braku zrozumienia procedur, sygnaliści mogą składać zgłoszenia nieprawidłowo. To prowadzi do poważnych konsekwencji. Jeśli zgłoszenie nie spełnia wymogów procedury, cele ochrony tożsamości sygnalistów mogą nie zostać zapewnione. To z kolei zwiększa ryzyko działań odwetowych wobec osoby zgłaszającej nieprawidłowości. Dodatkowo zgłoszenia zamiast trafić do jednej osoby, będą krążyć po firmie. Powstanie chaos. Przedsiębiorcy nie będą wiedzieli, czy taka osoba jest sygnalistą czy nie. Dokonała przecież zgłoszenia niezgodnie z procedurą.
Propozycje działań dla firm
Aby zwiększyć przejrzystość procedur, firmy powinny podjąć konkretne działania. Przede wszystkim warto wprowadzić szkolenia dla pracowników. Takie szkolenia powinny wyjaśniać zasady działania procedur sygnalistów. Dzięki nim pracownicy poczują się bardziej pewni w zgłaszaniu nieprawidłowości.
Dodatkowo, firmy mogą dostarczać materiały informacyjne. Wyciągi z procedur, podobne do wyciągów z polis ubezpieczeniowych, mogą być bardzo pomocne. Takie dokumenty powinny być krótkie i zrozumiałe. Wykorzystaj ikonografiki. Dzięki nim każdy pracownik zyska potrzebną wiedzę.
Podsumowanie
Przejrzystość procedur sygnalistów jest kluczowa dla ich skuteczności. Tylko wtedy pracownicy będą chętni do zgłaszania nieprawidłowości. Firmy, które podejmą działania w tym zakresie, zyskają zaufanie swoich pracowników. W dłuższej perspektywie przyniesie to korzyści zarówno dla organizacji, jak i dla jej pracowników. Przez odpowiednie szkolenia i materiały informacyjne można zapewnić, że procedury będą prawidłowo stosowane przez ich odbiorców.
